Una de las tareas más importantes en la operativa diaria de cualquier alojamiento, es el registro de los huéspedes. 

Este registro se lleva a cabo rellenando el parte de viajeros, bien sea a través del Check in online que realizan los huéspedes con antelación…

O de forma manual por el recepcionista, cuando los viajeros llegan al alojamiento sin un registro previo.

Toda esta información recopilada y condensada en el parte de viajero, debe enviarse a las autoridades competentes. 

En España esta autoridad a la que se debe enviar va en función de la comunidad Autónoma. 

En Madrid por ejemplo, la información de los huéspedes se enviaba a la Policía Nacional.

Existen PMS o Property Management Systems  que ya tienen este proceso automatizado y te ayudan con esta engorrosa tarea, sin embargo sé que todavía hay algunos alojamientos pequeños que lo hacen manualmente.

Desde el 02 de Diciembre de 2024, cambió la normativa y esta información se enviará a SES HOSPEDAJES. 

En este artículo voy a decirte todo lo que necesitas saber sobre este nuevo procedimiento para que puedas también evitarte multas innecesarias  por falta de conocimiento.  ¡Empezamos!

1. ¿Cómo se aplica el envío de registros de huéspedes con SES.HOSPEDAJES?

En enero de 2023 entró en vigor el nuevo Real Decreto 933/2021, en el que se establecen las obligaciones de registro documental e información de las personas físicas o jurídicas que ejercen actividades de hospedaje en todo el territorio español.  

La principal novedad expuesta en este nuevo decreto es la construcción de una plataforma llevada a cabo por el Ministerio de Interior, llamada SES.Hospedajes, mediante la cual el personal del alojamiento puede hacer entrega de los datos de los huéspedes a las autoridades.

La finalidad de esta transición es reemplazar el método convencional de envío de partes de entrada y digitalizar todo el proceso con tal de facilitar su almacenamiento, reducir el gasto de papel y agilizar la llegada de documentación.

Además, está construido para monitorizar todos los movimientos de los viajeros y proporcionar un respaldo seguro a cada parte involucrada.

¿Qué significa esto? Que la competencia de registro de huéspedes pasará a manos del Ministerio de Interior y no de Hospederías de la Guardia Civil o de la Policía.

Por tanto, tendrás que empezar a registrar a tus huéspedes en esta plataforma a partir del 2 de diciembre de 2024.

2. ¿Se podrá seguir realizando el registro de huéspedes en la Guardia Civil o Policía? ¿Y en otras plataformas?

Como te comentaba en el apartado anterior, es importante hacer la transición de registro a la plataforma SES.Hospedajes, ya que la plataforma SES.HOSPEDAJES sustituirá al registro que se ha hecho hasta ahora en la aplicación hospederías de la Guardia Civil o en la aplicación Webpol o e-Hotel de la Policía Nacional. 

3. ¿Cuándo entra en vigor la plataforma web SES.HOSPEDAJES?

A pesar de que se estimaba que la normativa debía empezar a aplicarse el día 2 de enero de 2023, por varios desafíos experimentados en torno a este tema, se estableció un periodo de adaptación y prórroga.

Según las últimas actualizaciones del Ministerio, se ha extendido este tiempo de transición con fecha límite el día 2 de diciembre de 2024. 

Las regiones con reglas especiales como Cataluña y País Vasco seguirán utilizando sus respectivas plataformas, Mossos d’Esquadra y Ertzaintza.

Durante el período de adaptación las autoridades no aplicarán ningún proceso sancionador relacionado con el registro de huéspedes y está permitido el registro habitual definido por la legislación anterior, por lo que no hay de qué preocuparse de momento.

Sin embargo, una vez finalizado dicho período, el incumplimiento podría conllevar sanciones según la gravedad de la infracción. 

4. ¿Cómo funciona SES.HOSPEDAJES?

4.1. ¿Cómo me registro en SES.HOSPEDAJES? 

1. Crea una cuenta en la aplicación de la web Hospedajes. Es necesario poseer el certificado digital o estar dado de alta en Cl@ve para poder completar el registro. 
2. Rellena el formulario. 
3. Firma mediante Cl@ve-Firma o tener instalado autofirm@.

4.2. ¿Cómo configuro mi establecimiento?

1. Inicia sesión en SES.Hospedajes. 
2. Añade la información indicada: datos de la empresa, datos del establecimiento, datos del titular inmueble y datos del establecimiento para NO profesionales. 

4.3. ¿Cómo hago el envío de los datos del huésped a SES.Hospedajes?

El envío de datos se puede completar de dos formas: 

1. Uso de un Saas: Valerse de entidades que dispongan de servicios de TI y lleven a cabo el desarrollo de un software as a service que permitirá comunicarse directamente y de forma automática con la plataforma de SES.Hospedajes. 
2. Uso de la aplicación web. Acceder directamente a la propia plataforma SES.Hospedajes y hacer el registro manualmente de los datos del huésped. 

5. ¿Qué otras novedades nos trae el registro de huéspedes con SES.Hospedajes?

Otra de las variaciones del nuevo decreto son la modificación de algunos requisitos y la ampliación de información requerida: 

• Firma de partes de entrada se reduce a 14 años.
• Relación de parentesco si hay menores en la reserva.
• Número total de viajeros.
• Lugar de residencia habitual.
• Número de soporte del documento de identidad.
• Correo electrónico.
• Teléfono móvil.
• Teléfono fijo.

6. ¿Cómo automatizar el proceso de registro de huéspedes en SES.HOSPEDAJES?

Es posible automatizar el envío de todos los reportes necesarios a las autoridades a través de un PMS ( Property Management System) o sistema de gestión de la propiedad.  Este programa ya viene con la automatización de esta tarea para facilitar todo el engorroso proceso que puede conllevar dicho trámite y cumplir con la normativa sin tener que preocuparte de nada. 

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